Protection des renseignements personnels

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Dernière mise à jour : 2026-05-04

La présente page décrit les pratiques de gouvernance de G&H Gestion Financière Inc. en matière de protection des renseignements personnels.

Elle complète notre Politique de confidentialité et précise nos pratiques internes relatives à la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la sécurité, la destruction et la gestion des incidents de confidentialité.

1.Objectif

G&H Gestion Financière Inc. détient des renseignements personnels et confidentiels dans le cadre de ses activités professionnelles. Ces renseignements peuvent concerner des clients, prospects, employés, partenaires, fournisseurs, représentants autorisés ou autres personnes physiques.

L’objectif de la présente politique est de protéger les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

2. Gouvernance

G&H Gestion Financière Inc. applique des pratiques de gouvernance visant à assurer la protection des renseignements personnels.

Ces pratiques comprennent notamment :

• la désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels; 
• l’identification des catégories de renseignements recueillis; 
• la limitation de la collecte aux renseignements nécessaires; 
• l’encadrement des accès internes; 
• la définition des rôles et responsabilités; 
• la gestion des fournisseurs de services; 
• la conservation sécuritaire des dossiers; 
• la destruction ou l’anonymisation des renseignements devenus inutiles; 
• la gestion des demandes d’accès et de rectification; 
• la gestion des plaintes; 
• la gestion des incidents de confidentialité; 
• la sensibilisation des personnes ayant accès aux renseignements personnels; 
• la révision périodique des pratiques internes. 

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de veiller à l’application des pratiques de protection des renseignements personnels.

Responsable désigné
Nom : Keven Gelinas
Titre : PDG

Courriel : finance@ghgestionfinanciere.ca
Téléphone : (877) 671-1769

Ses responsabilités peuvent notamment inclure :

• répondre aux questions relatives à la protection des renseignements personnels; 
• traiter les demandes d’accès ou de rectification; 
• recevoir les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels; 
• coordonner la gestion des incidents de confidentialité; 
• recommander des mesures de sécurité; 
• sensibiliser les personnes ayant accès aux renseignements; 
• participer à l’évaluation des risques liés aux renseignements personnels; 
• assurer le suivi des politiques et pratiques internes. 

4. Cycle de vie des renseignements personnels

G&H Gestion Financière Inc. applique des mesures raisonnables à chaque étape du cycle de vie des renseignements personnels.

4.1 Collecte

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant ou au moment de la collecte.

4.2 Utilisation

Les renseignements sont utilisés seulement pour les fins autorisées ou pour toute autre fin permise par la loi.

4.3 Communication

Les renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que lorsque cela est nécessaire, autorisé ou exigé.

4.4 Conservation

Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour remplir les fins prévues et respecter les obligations applicables.

4.5 Destruction ou anonymisation

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque permis par la loi.

5. Limitation de la collecte

G&H Gestion Financière Inc. limite la collecte des renseignements personnels aux informations nécessaires pour fournir ses services, respecter ses obligations et administrer ses dossiers.

Nous évitons de recueillir des renseignements personnels non pertinents ou excessifs.

6. Accès interne aux renseignements

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

Les accès peuvent être encadrés par :

• des comptes utilisateurs individuels; 
• des mots de passe; 
• des droits d’accès; 
• des restrictions selon les rôles; 
• des contrôles administratifs; 
• des obligations de confidentialité; 
• des procédures internes. 

7. Confidentialité des dossiers clients

Les dossiers clients peuvent contenir des renseignements hautement sensibles, notamment :

• déclarations fiscales; 
• avis de cotisation; 
• revenus; 
• actifs; 
• dettes; 
• placements; 
• informations bancaires; 
• informations d’assurance; 
• documents corporatifs; 
• états financiers; 
• informations familiales; 
• informations successorales; 
• stratégies fiscales ou financières. 

Ces renseignements sont traités avec un niveau de confidentialité élevé.

8. Transmission sécuritaire des documents

G&H Gestion Financière Inc. recommande l’utilisation de méthodes sécurisées pour transmettre des documents sensibles.

Les clients devraient éviter de transmettre par courriel non sécurisé des documents contenant des renseignements sensibles, notamment :

• numéro d’assurance sociale; 
• relevés bancaires; 
• déclarations fiscales; 
• pièces d’identité; 
• informations médicales; 
• documents d’assurance; 
• documents corporatifs confidentiels; 
• documents financiers sensibles. 

Lorsque possible, G&H Gestion Financière Inc. peut utiliser un portail sécurisé, une plateforme de signature électronique, un service de partage documentaire sécurisé ou toute autre méthode appropriée.

9. Conservation des dossiers

G&H Gestion Financière Inc. conserve les dossiers selon les exigences applicables, lesquelles peuvent varier selon la nature du mandat, les services rendus et les obligations légales, fiscales, réglementaires, professionnelles ou contractuelles.

Les dossiers peuvent être conservés en format papier, numérique ou hybride.

10. Destruction sécuritaire

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, G&H Gestion Financière Inc. prend des mesures raisonnables pour les détruire de manière sécuritaire.

La destruction peut inclure :

• déchiquetage de documents papier; 
• suppression sécurisée de fichiers numériques; 
• retrait d’accès; 
• suppression de comptes; 
• purge de dossiers inactifs; 
• destruction de supports de stockage; 
• effacement selon les cycles de sauvegarde applicables. 

11. Anonymisation

Lorsque des renseignements doivent être conservés à des fins statistiques, analytiques ou administratives, G&H Gestion Financière Inc. peut procéder à leur anonymisation lorsque permis par la loi.

L’anonymisation vise à faire en sorte que les renseignements ne permettent plus d’identifier directement ou indirectement une personne.

12. Fournisseurs de services

G&H Gestion Financière Inc. peut confier certains renseignements personnels à des fournisseurs de services.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur, nous prenons des mesures raisonnables afin d’évaluer la nature des renseignements, les services fournis et les mesures de protection applicables.

Les fournisseurs peuvent notamment être liés à :

• l’hébergement; 
• le stockage infonuagique; 
• la gestion documentaire; 
• la cybersécurité; 
• la signature électronique; 
• les logiciels comptables; 
• les logiciels fiscaux; 
• les logiciels de gestion de la relation client; 
• les communications électroniques; 
• la conformité; 
• les paiements. 

13. Communication à l’extérieur du Québec

Lorsque des renseignements personnels sont communiqués ou conservés à l’extérieur du Québec, G&H Gestion Financière Inc. prend des mesures raisonnables afin d’évaluer les risques et de s’assurer que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate.

Cette situation peut notamment se produire lorsque des fournisseurs technologiques ou infonuagiques sont situés dans une autre province ou un autre pays.

14. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment comprendre :

• l’accès non autorisé à un renseignement personnel; 
• l’utilisation non autorisée d’un renseignement personnel; 
• la communication non autorisée d’un renseignement personnel; 
• la perte d’un renseignement personnel; 
• le vol d’un appareil ou document; 
• l’envoi d’un document au mauvais destinataire; 
• une cyberattaque; 
• une intrusion informatique; 
• un accès non autorisé à une plateforme. 

En cas d’incident, G&H Gestion Financière Inc. prend des mesures raisonnables pour :

• contenir l’incident; 
• évaluer la nature des renseignements touchés; 
• identifier les personnes concernées; 
• évaluer le risque de préjudice; 
• réduire les risques; 
• documenter l’incident; 
• aviser les personnes ou autorités concernées lorsque requis; 
• mettre en place des mesures correctives. 

15. Registre des incidents

G&H Gestion Financière Inc. tient un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.

Ce registre peut inclure :

• date de l’incident; 
• nature de l’incident; 
• renseignements touchés; 
• causes connues ou probables; 
• personnes concernées; 
• mesures prises; 
• évaluation du risque; 
• avis transmis, le cas échéant; 
• mesures de prévention adoptées. 

16. Formation et sensibilisation

G&H Gestion Financière Inc. peut mettre en place des mesures de sensibilisation afin que les personnes ayant accès aux renseignements personnels comprennent leurs obligations de confidentialité.

Cette sensibilisation peut porter notamment sur :

• la confidentialité; 
• la cybersécurité; 
• les mots de passe; 
• l’hameçonnage; 
• la transmission sécuritaire; 
• la gestion documentaire; 
• la conservation; 
• la destruction; 
• les incidents de confidentialité; 
• les demandes d’accès. 

17. Demandes et plaintes

Toute demande relative à la protection des renseignements personnels peut être transmise au responsable désigné.

G&H Gestion Financière Inc. traitera les demandes de manière confidentielle, diligente et conforme aux obligations applicables.

18. Contact

Responsable de la protection des renseignements personnels
G&H Gestion Financière Inc.
C.P. 5021, Saint-Raymond Qc G3L4R8
Courriel : finance@ghgestionfinanciere.ca
Téléphone : (877) 671-1769